หากเราทำงานอยู่ในฝ่ายจัดซื้อหรือคลังสินค้า เชื่อว่าหลายคนคงเคยเจอกับเหตุการณ์แบบนี้ บ่อยครั้งที่ซัพพลายเออร์นำสินค้ามาส่งเกินจำนวนที่สั่งซื้อไว้ เช่น สั่งซื้อสินค้าไว้ จำนวน 50 ชิ้น แต่เมื่อนำมาส่งจริงกลับมีจำนวนสินค้าเกินมา 5 ชิ้น และหากจำเป็นต้องรับสินค้าเข้าคลังทั้งหมด เราจะดำเนินการอย่างไร?
Over Receipt เป็นฟังก์ชันที่ช่วยแก้ปัญหาดังกล่าวซึ่งอนุญาตให้เราสามารถรับสินค้าเข้าคลังได้มากกว่าจำนวนที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ โดยเราจะต้องตั้งค่ารหัสการรับสินค้า (Over receipt code setup) เอาไว้ล่วงหน้าเป็นจำนวนเปอร์เซ็นต์และผูกเข้ากับ Vender Card ของซัพพลายเออร์แต่ละราย
เพราะส่วนใหญ่แล้วผู้ใช้งาน Business Central มักจะใช้วิธีกลับไปแก้ไขจำนวนสินค้า (Quantity) ในใบสั่งซื้อที่เคยได้รับการอนุมัติไปแล้ว โดยจะต้องทำการ Reopen เอกสารใบนั้นขึ้นมาก่อนแล้วจึงแก้ไขให้จำนวนสินค้ามีจำนวนตรงกับที่ซัพพลายเออร์นำมาส่ง และจะต้องส่งให้หัวหน้างานอนุมัติรายการใหม่อีกครั้ง ซึ่งเป็นการทำงานที่ไม่สะดวกและมีความซับซ้อน
ดังนั้นเมื่อเกิดเหตุการณ์ข้างต้น Business Central จะตรวจสอบเองว่าจำนวนสินค้าที่เกินมาอยู่ในเงื่อนไขที่กำหนดไว้หรือไม่ หากเป็นไปตามเงื่อนไขก็จะอนุญาตให้เรารับสินค้าเกินจำนวนนั้นได้ทันทีโดยไม่จำเป็นต้องย้อนไปแก้ไขใบสั่งซื้อ
How to setup over receipt code
1. ให้เรา Search คำว่า Over-Receipt Code จากนั้น กำหนดเงื่อนไขให้สามารถรับสินค้าได้เกินจากที่สั่งไว้กี่เปอร์เซ็นต์ โดยกำหนดเปอร์เซ็นต์ได้ที่ฟิลด์ Over-Receipt Tolerance % (ในตัวอย่างคือ 10%)
2. ผูก Over-receipt กับ Vender Card ของซัพพลายเออร์ที่ต้องการ
3. ทดสอบโดยเปิด Purchase order เพื่อสั่งซื้อสินค้า จำนวน 50 ชิ้น
4. เปลี่ยน Status เป็น Released
5. สมมุติว่า มีสินค้าเกินจากที่สั่งซื้อมาจำนวน 5 ชิ้นโดยเรามีความจำเป็นต้องรับสินค้านั้นไว้ ดังนั้น ให้เราแก้ไขจำนวนสินค้าที่ช่อง Qty.to Receive จาก 50 เป็น 55 ซึ่งไม่เกิน 10% ตามที่กำหนดเงื่อนไขเอาไว้ จะเห็นว่าตัวเลขที่ช่อง Quantity จะเปลี่ยนตามไปด้วยแบบอัตโนมัติ ซึ่งตามปกติแล้ว หากไม่มีการกำหนดเงื่อนไขเอาไว้ล่วงหน้า จะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้จากสถานะ Release
6. เมื่อลงยอดรับสินค้าเสร็จแล้วให้เลื่อนมาทางขวาจะเห็นคอลัมน์ Over-Receipt Quantity แสดงจำนวนสินค้าที่รับเกิน 5 ชิ้น และคอลัมน์ Over-Receipt Code แสดง Code ที่เราผูกเอาไว้ล่วงหน้า คือ OVERRCPT10 (อนุญาตให้รับสินค้าเกินได้ 10 %)
จะเห็นได้ว่าฟังก์ชั่น Over-Receipt นั้นช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้นกว่าเดิม โดยเป็นฟังก์ชันมาตรฐานที่เพิ่มมาให้ตั้งแต่ BC 16 ขึ้นไป แล้วกลับมาพบกันใหม่กับฟังก์ชันที่น่าสนใจตัวถัดไป
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ฝ่ายขายบริษัทอัลฟาเมตริคส์ จำกัด โทร 036-343052
Post by J.Jiranan
