จากบทความตอนที่แล้ว บุกตลาด CBEC อย่างไรให้สำเร็จ ได้ยกตัวอย่างการนำคลาวด์อีอาร์พี – Business Central มาใช้งานภายในองค์กรเพื่อเป็นฐานสำหรับเชื่อมต่อกับตลาดออนไลน์
ซึ่งในตอนนี้จะอธิบายเพิ่มเติมถึงความสามารถด้านการจัดการข้อมูลการเงินและภาษีที่จะช่วยอำนวยความสะดวกและเพิ่มความแม่นยำให้กับผู้ประกอบการ Digital entrepreneur
Faster month-end (close periods)
วิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือใน Business Central จะเป็นแบบต่อเนื่อง (Perpetual inventory method) โดยที่เอกสารทุกประเภท จะถูกจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ ตามลำดับ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและเรียกใช้งานในภายหลัง และสามารถปิดบัญชี (close periods) ได้ตามต้องการและรับรู้กำไรเบื้องต้นได้ทันที ประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้
1. รายการบัญชีแยกประเภท
- ระบุ posting periods ที่ต้องการ
- ปรับปรุงรายการทางบัญชีที่จำเป็น
- ใช้คำสั่ง Account Schedule เพื่อประมวลผลรายการทั้งหมด
2. รายการขายและยอดค้างรับ
- โพสต์เอกสารรายการขายคงค้างทั้งหมด ได้แก่ ใบสั่งขาย ใบแจ้งหนี้ ใบคืนสินค้า
- โพสต์เอกสารรายการค้างรับทั้งหมด
- ปรับปรุงรายการขายและรายการรับเงินสด
- กระทบยอดบัญชีลูกหนี้ค้างรับ
3. รายการซื้อและยอดค้างจ่าย
- โพสต์เอกสารรายการซื้อคงค้างทั้งหมด ได้แก่ ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบคืนสินค้า
- โพสต์เอกสารรายการค้างจ่ายทั้งหมด
- ปรับปรุงรายการขายและรายการรับเงินสด
- กระทบยอดบัญชีเจ้าหนี้ค้างจ่าย
4. รายการซื้อขายระหว่างบริษัท
- กระทบยอดรายการซื้อขายระหว่างบริษัท
ทั้งนี้หลังจาก Business Central ประมวลผลเป็นที่เรียบร้อยแล้ว จะออกรายงานสรุปสำหรับผู้บริหารในรูปแบบเชิงวิเคราะห์ รวมถึงการออกรายงานภาษีที่จะต้องนำส่งสรรพากร ให้โดยอัตโนมัติ
Consolidate financial data from multiple companies
Business Central มีเครื่องมือสนับสนุนการจัดทำงบการเงินรวมของธุรกิจที่มีบริษัทในเครือหลายบริษัท โดยทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลทางการเงิน (รายการบัญชีแยกประเภท) ของแต่ละ Business Unit มาไว้ในงบรวมของบริษัทแม่ ซึ่งหากเป็นการค้าแบบ CBEC ที่มีการซื้อขายเป็นสกุลเงินต่างประเทศ (เงินหยวน) ระบบจะแปลงเป็นสกุลเงินท้องถิ่นของบริษัทแม่และคำนวณอัตราแลกเปลี่ยนให้โดยอัตโนมัติ และมีความยืดหยุ่นในการรองรับการจัดทำงบการเงินรวมได้หลายแบบ ได้แก่
- งบการเงินรวมของบริษัทที่มีผังบัญชีแตกต่างกัน
- งบการเงินรวมของบริษัทที่ใช้รอบบัญชีและสกุลเงินแตกต่างกัน
- งบการเงินรวมของบริษัทแบบเต็มจำนวนหรือคิดเป็นอัตราส่วนของข้อมูลทางการเงิน
- งบการเงินรวมของบริษัทที่แต่ละบัญชีใช้อัตราแลกเปลี่ยนแตกต่างกัน
- งบการเงินของบริษัทลูกที่ใช้ซอฟต์แว์บัญชีอื่นๆผ่านเท็กซ์ไฟล์ฟอร์แมท
สำหรับธุรกิจส่งออก หรือการค้าข้ามพรมแดน มักจะเกี่ยวข้องกับระเบียบและข้อกำหนดทางการค้าด้านต่างๆ ทั้งเรื่องของอัตราภาษี และเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ในกระบวนการส่งออก ได้แก่ เอกสารการขาย (Sales order) บัญชีราคาสินค้า (Invoice) การออกใบขนสินค้าขาออก (Export declaration) ใบอนุญาตหรือหนังสืออนุญาตสำหรับสินค้าควบคุมการส่งออก (Export license) ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า (Certificates of origin) และ เอกสารประกอบอื่นๆ โดย Business Central มีฟังก์ชันสำหรับแนบเอกสารประกอบที่เรียกว่า Attachments ซึ่งสามารถระบุเป็นลิงค์ที่จัดเก็บเอกสารในคลาวด์ไดรฟ์หรือจัดเก็บในไฟล์เซิร์ฟเวอร์ขององค์กร พร้อมทั้งเพิ่มเติมข้อความ (Notes) เพื่อหมายเหตุให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบข้อมูลเพิ่มเติมได้เช่นกัน
Simple planning by using Requisition worksheet
การบริหารสินค้าคงคลังให้มีปริมาณเพียงพออยู่เสมอจะทำให้เราไม่พลาดทุกโอกาสที่พร้อมเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาในโลกออนไลน์ หากเราคำนวณปริมาณสินค้าผิดพลาด หรือไม่มีสินค้าทดแทนที่คล้ายคลึงกับสินค้าที่ลูกค้าต้องการ โอกาสที่จะสูญเสียลูกค้าไปให้คู่แข่งย่อมเกิดขึ้นได้เช่นกัน ในทางกลับกันหากมีตัวช่วยในการจัดการและวางแผนที่ดี เช่น Business Central – Requisition worksheet ที่ช่วยวางแผนการเติมเต็มสินค้าว่าเมื่อไรที่จะต้องสั่งซื้อสินค้าแล้ว โดยที่จะต้องสั่งรายการไหนบ้าง และสั่งซื้อในปริมาณเท่าไร เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายการรักษาระดับสินค้าคงคลังเพื่อไม่ให้มากเกินความจำเป็นซึ่งเป็นหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้ต้นทุนจม
โปรดติดตามบทความ “บุกพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ข้ามพรมแดนอย่างไรให้สำเร็จ” ในตอนต่อไป
บทความโดย Penrawee