Expense Agent ใน Business Central: AI จัดการค่าใช้จ่ายพนักงานอัตโนมัติ

เปิดตัว Expense Agent ฟีเจอร์ AI ใหม่ในระบบ ERP ยอดนิยม Dynamics 365 Business Central ที่ช่วยให้พนักงานโดยเฉพาะผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้ ERP สามารถยื่นค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้นผ่าน Outlook, Web App หรือ Copilot Chat โดยไม่ต้องมี Business Central License เปิด Public Preview พฤษภาคม 2569 ในสหรัฐฯ ก่อน จากนั้นขยายไปยังภาษาและประเทศอื่นตั้งแต่กรกฎาคม 2569

ทุกองค์กรต้องรับมือกับค่าใช้จ่ายพนักงาน—ค่าเดินทาง ค่าอาหาร ค่าเบี้ยเลี้ยง—ที่สร้างภาระธุรการมหาศาลหากไม่มีระบบที่ดี ฝ่ายบัญชีต้องตรวจใบเสร็จทีละใบ พนักงานรอการคืนเงินเป็นสัปดาห์ และองค์กรเผชิญความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามนโยบาย

Microsoft ตอบโจทย์นี้ด้วย Expense Agent ที่ออกแบบมาให้การจัดการค่าใช้จ่าย “รู้สึกง่ายราวกับไม่ต้องทำอะไรเลย” สำหรับพนักงาน

Expense Agent คืออะไร?

Expense Agent คือ AI Agent ใน Dynamics 365 Business Central ที่รวบรวม จัดหมวดหมู่ และเตรียมรายงานค่าใช้จ่ายให้อัตโนมัติ พนักงานเพียงตรวจสอบและยืนยันผลลัพธ์ โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลด้วยมือ

ใบเสร็จดิจิทัล ค่าเดินทาง และเบี้ยเลี้ยงสามารถจัดการได้อัตโนมัติ ส่วนใบเสร็จกระดาษอาจต้องสแกนก่อน แต่หลังจากนั้นระบบจะดูแลกระบวนการที่เหลือให้ทั้งหมด

ระดับความเป็นอิสระของ AI ที่สามารถปรับได้ เพราะองค์กรสามารถกำหนดว่าต้องการให้ AI ทำงานอัตโนมัติมากน้อยแค่ไหน ตามนโยบายและความไว้วางใจของแต่ละองค์กร

เอเจนท์ที่ออกแบบมาเพื่อคนทำงานภาคสนาม ไม่ใช่แค่ผู้ใช้ ERP

Expense Agent มีปรัชญาการออกแบบที่แตกต่างจาก Agent อื่นใน Business Central เพราะสร้างมาสำหรับคนที่ไม่เคยใช้ ERP เลย:

• พนักงานภาคสนาม (Field Workers) และช่างเทคนิค
• คนขับรถและพนักงานที่เดินทางบ่อย
• พนักงานออฟฟิศที่ใช้ระบบบัญชีเป็นครั้งคราวเท่านั้น

คนกลุ่มนี้ไม่ควรต้องเรียนรู้ระบบการเงินซับซ้อนเพียงเพื่อยื่นใบเบิกค่าใช้จ่าย Expense Agent จึงเหมาะกับผู้ใช้ในช่องทางที่พวกเขาคุ้นเคยอยู่แล้ว:

ช่องทางที่รองรับการใช้งาน Expense Agent

• Web App — สำหรับผู้ที่ไม่มี Business Central License
• Outlook — ยื่นค่าใช้จ่ายจากอีเมลที่ได้รับใบเสร็จ
• Microsoft 365 Copilot Chat — กำลังจะมาเร็วๆ นี้
• Business Central — สำหรับผู้ใช้ระบบโดยตรง

ข้อดีที่สำคัญ: ไม่ต้องมี Business Central License สำหรับการยื่นค่าใช้จ่ายนอกระบบ BC แต่ใช้ Copilot Credits แทน ทำให้ต้นทุนยืดหยุ่นตามการใช้งานจริง

Expense Agent ทำงานอย่างไร?

เมื่อผู้ใช้อัปโหลดหรือแชร์ใบเสร็จ ระบบจะเริ่มดำเนินการโดยอัตโนมัติดังนี้:

1. ดึงข้อมูล จากใบเสร็จในหลายภาษา
2. จัดหมวดหมู่ ตามประเภทค่าใช้จ่ายที่องค์กรกำหนด
3. แยกรายการ (Itemize) และเพิ่มรายละเอียด หากตั้งค่าไว้
4. ตรวจสอบนโยบาย องค์กรในเบื้องหลังอัตโนมัติ
5. เพิ่มลงรายงานที่มีอยู่ หรือสร้างรายงานใหม่อัตโนมัติ

ทำให้หน้าที่ของพนักงานเหลือเพียงกดยืนยันและส่งอนุมัติ เท่านั้น

ประเภทค่าใช้จ่ายที่รองรับ

• ใบเสร็จทั่วไปจากร้านอาหาร โรงแรม อุปกรณ์สำนักงาน ฯลฯ (Digital Receipts)
• ค่าเดินทาง (Mileage tracking)
• เบี้ยเลี้ยงรายวัน (Per Diem Allowances)
• บัตรเครดิตบริษัทและการชำระผ่านธนาคาร (Corporate Card Expenses)
• ค่าใช้จ่ายที่เป็นเงินสด (Cash Expenses)
• ค่าใช้จ่ายโครงการ – บันทึกตรงเข้า Project Ledger อัตโนมัติ
• ค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บต่อลูกค้า (Billable Expenses) – ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

สร้างมาด้วย AI ตั้งแต่ต้น ไม่ใช่แค่ Add-on

Business Central ไม่เคยมีระบบจัดการค่าใช้จ่ายในตัวมาก่อน Expense Agent จึงเป็นการสร้างความสามารถขึ้นใหม่ทั้งหมด โดยมี AI เป็นรากฐานโดยใช้แนวทาง:

• Model-driven & Eval-driven Development — พัฒนาจากการวัดผลจริง ไม่ใช่การสมมติ
• Continuous Learning — ระบบเรียนรู้และตรวจสอบคุณภาพต่อเนื่อง
• Deep Integration — เชื่อมลึกกับระบบบัญชีและการเงินของ Business Central

กำหนดการเปิดให้ใช้งาน

สรุปเกี่ยวกับ Expense Agent ใน Business Central

Expense Agent แสดงถึงแนวทางที่ Microsoft พยายามเป็นผู้นำให้เห็นว่า ERP ไม่ใช่แค่ระบบสำหรับผู้เชี่ยวชาญ แต่เป็นเครื่องมือที่พนักงานทุกระดับใช้งานได้ผ่านช่องทางที่คุ้นเคยอยู่แล้ว โดยไม่ต้องฝึกอบรมพิเศษ

สำหรับองค์กรที่ใช้ Dynamics 365 Business Central อยู่แล้ว นี่คือโอกาสลดภาระธุรการด้านการเงิน เพิ่มความเร็วในการคืนเงิน และปรับปรุงการปฏิบัติตามนโยบายโดยไม่ต้องซื้อ License เพิ่มสำหรับพนักงานส่วนใหญ่

ติดตาม Public Preview ได้ตั้งแต่พฤษภาคม 2569 ผ่าน บล็อก Dynamics 365 อย่างเป็นทางการ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)