Business Central นำข้อมูลของธุรกิจต่างๆ มารวบรวมและออกรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT report) ภายใต้เลขที่จดทะเบียน (VAT registration No.) เดียวกันและคำนวณหา VAT Returns ให้อัตโนมัติ
ด้วยส่วนขยาย VAT Group Management เพื่อนำส่งรายงานต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เสมือนการนำส่งภาษีภายใต้หน่วยงานเดียว และการขอคืนภาษีก็จะคำนวณจากข้อมูลรวมทั้งกลุ่มดังกล่าว โดยการรวมข้อมูลนี้ จะต้องมีการตั้งค่าเพื่อจำแนกประเภทข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มของธุรกิจจากฐานข้อมูล Business Central อื่นๆ ที่จะนำเข้าข้อมูลให้เป็นประเภท “Member” หรือ “Representative” ของกลุ่ม
- Member เป็นสถานะของบริษัทย่อย มีหน้าที่นำส่งข้อมูลเข้าไปยังฐานข้อมูลกลางของบริษัทตัวแทนผ่าน web service และ access token
- Representative เป็นสถานะของบริษัทตัวแทน มีข้อมูล VAT Registration No. เพื่อการจัดทำรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT Report) และ VAT returns สำหรับนำส่ง และต้องทำการเปิด API สำหรับบริษัทย่อยให้เรียกใช้งานเพื่อส่งข้อมูลเข้ามายังฐานข้อมูลกลาง
ซึ่ง VAT Group Management จะเน้นในการสื่อสารข้อมูลระหว่างธุรกิจและฟังก์ชันสำหรับการคำนวณเงินคืนภาษีรวมทั้งกลุ่ม โดยจะต้องมีการอนุญาตเชื่อมต่อผ่านการบริการของ Azure Active Directory (AAD) ที่มีความปลอดภัยสูง
ขั้นตอนการตั้งค่า VAT Group Management
1. ที่ระบบ Business Central ของบริษัทตัวแทนที่จะเป็นศูนย์กลางข้อมูลในการรวบรวมข้อมูลมาทำรายงานและนำส่งภาษี ให้เปิดหน้าจอ Assisted Setup จากนั้นให้ไปที่เมนู Setup VAT Group Management และกำหนดบทบาทเป็น “Representative” สำหรับเมนู VAT Group Role
2. จากนั้น ในระบบ Business Central ของบริษัทย่อยที่จะทำการส่งข้อมูลมา ให้กำหนด VAT Group Role เป็น “Member” และทำซ้ำตามขั้นตอนนี้ บนระบบ Business Central ของบริษัทที่ต้องการนำข้อมูลไปรวมกันจนครบทุกบริษัท
VAT Group Member Setup – APIs for members connections
จากนั้นให้ทำการตั้งค่าของ VAT Group member ที่ระบบของบริษัทที่จะส่งข้อมูลไปรวมยังฐานข้อมูลกลาง ซึ่งจำเป็นจะต้องมีข้อมูลการติดต่อสำหรับการส่งข้อมูลจากบริษัทตัวแทน (Representative) ดังนี้
- The API URL เป็นลิงค์ของบริษัทหลักที่เป็น Representative โดยจะมีรูปแบบเป็น https://api.businesscentral.dynamics.com/v2.0/[TENANT-ID]/[ENVIRONMENTNAME]
- The name of their company ชื่อของบริษัทที่จะนำส่งข้อมูล
- Client ID รหัสของบริษัทย่อย
- Client secret รหัส Token ของบริษัทย่อย
- Sign in credentials for the dedicated user ล็อกอินที่สามารถใช้งานระบบของทั้งบริษัทย่อยและบริษัทหลักได้
ซึ่งเมื่อทุกๆ บริษัทย่อยทำการเชื่อมต่อการส่งข้อมูลแล้ว บริษัทตัวแทนจะเห็นรายละเอียดของแต่ละบริษัทย่อย บนหน้าจอ members currently enabled to VAT Group Reporting ดังตัวอย่างด้านล่างนี้
Using the VAT Group Management Features
บริษัทย่อยของ VAT Group ใดๆ สามารถใช้กระบวนการมาตรฐานในการสร้าง VAT Returns และบันทึกเป็นเวอร์ชันที่แตกต่างกันไว้ได้ในแต่ละ VATGROUP report ซึ่งจะส่งข้อมูล VAT Returns ไปยังบริษัทตัวแทนที่เป็น Representative แทนที่จะเป็นหน่วยงานนั้นๆ
VAT Group Submissions
ที่หน้าจอ VAT Group Submissions จะแสดงรายการการ VAT Returns ที่บริษัทย่อยส่งข้อมูลเข้ามา โดยที่หน้านี้ยังทำหน้าที่เป็นพื้นที่สำหรับแบบร่างในการส่งข้อมูล จนกว่าบริษัทตัวแทนจะนำไปรวมใน VAT Returns ทั้งหมดของกลุ่ม หรือเปิดดูรายละเอียดรายการแต่ละช่องที่นำส่งข้อมูลเข้ามาได้
Creating a Group VAT Returns
หากต้องการสร้างรายงาน VAT ในนามของกลุ่ม ที่หน้าจอ VAT Returns ให้สร้างเอกสาร VAT Returns สำหรับบริษัทของคุณเท่านั้น หลังจากนั้นให้รวบข้อมูลการนำส่งของแต่ละบริษัทย่อยด้วยฟังก์ชัน Include Group VAT
และเมื่อนำส่งแล้ว สามารถใช้ฟังก์ชัน Calculate and Post VAT Settlement action เพื่อเปิด VAT entries และทำการโอนยอดเงินกลับไปยังบัญชี VAT Settlement ซึ่งการดำเนินการนี้ จะไม่ได้เป็นการลงบัญชีหมดทั้งกลุ่ม แต่จะเป็นการลงบัญชีเฉพาะบริษัทตัวแทนเท่านั้น ส่วนบริษัทย่อย จะต้องทำการลงบัญชีด้วยตนเองอีกครั้งหนึ่งจากข้อมูลยอดที่ระบบคำนวณให้
และในท้ายที่สุด ที่หน้า VAT Return สามารถดาวน์โหลดข้อมูล Submission Message และ Response Message เพื่อนำเก็บเป็นหลักฐานได้หรือตรวจสอบรายการได้
