ก่อนเปลี่ยนจากโปรแกรมบัญชีเป็นระบบ ERP (อ่านเพิ่ม: ระบบ ERP คืออะไร) ควรเริ่มจากการเข้าใจว่าวันนี้องค์กรทำงานอย่างไร และข้อจำกัดเกิดจากอะไร ไม่ใช่เริ่มจากการเลือกซอฟต์แวร์ ขั้นตอนหลักคือ ประเมินกระบวนการและระบบปัจจุบัน แบ่งหน้าที่ระหว่างระบบเฉพาะทางกับ ERP เตรียมข้อมูลและวิธีควบคุม แล้วจึงกำหนดขอบเขตและงบประมาณ บทความนี้สรุปแต่ละขั้นพร้อมเช็กลิสต์ ถ้าต้องการดูความต่างของ 2 ระบบและสัญญาณที่ควรเปลี่ยน อ่านต่อที่ ERP ต่างจากโปรแกรมบัญชีอย่างไร
การเติบโตต้องการระบบที่เชื่อมโยงมากกว่างานบัญชี
องค์กรที่ใช้โปรแกรมบัญชีอยู่อาจยังสามารถรองรับงานหลักได้ แต่สิ่งสำคัญควรประเมินว่าปัจจุบันระบบยังสอดคล้องกับรูปแบบการทำงานอยู่หรือเปล่า ตั้งแต่จำนวนและบทบาทของผู้ใช้งาน การเชื่อมโยงกับการซื้อ การขาย สินค้าคงคลัง และการรับชำระเงิน ไปจนถึงรายงานที่ผู้บริหารใช้ตัดสินใจ และแยกให้ชัดว่าข้อจำกัดที่พบเกิดจากกระบวนการ ข้อมูล การตั้งค่า หรือความสามารถของระบบก่อนตัดสินใจว่าจะปรับปรุงระบบเดิมหรือเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่
เมื่อเห็นชัดว่าองค์กรทำงานอย่างไรในปัจจุบัน มีจุดใดที่ต้องปรับปรุง และระบบใหม่ควรเข้ามาช่วยเรื่องใด จากนั้นจึงกำหนดทางเลือกและขอบเขตเบื้องต้น เพื่อใช้ประเมินความพร้อม งบประมาณ และทรัพยากรที่ต้องใช้
4 ขั้นตอนในการประเมินระบบเดิมก่อนตัดสินใจ
- บันทึกวิธีทำงานปัจจุบัน ว่าใครทำอะไร ใช้ข้อมูลชุดใด ส่งงานต่อให้ใคร
- แยกสาเหตุของข้อจำกัดที่พบว่าเกิดจากกระบวนการ ข้อมูล การตั้งค่า หรือความสามารถของระบบ (ดูตารางด้านล่าง)
- กำหนดสิ่งที่ต้องการให้ระบบใหม่เข้ามาช่วย จุดที่ต้องปรับปรุง และงานที่ระบบใหม่ควรรับผิดชอบ
- กำหนดทางเลือกและขอบเขตเบื้องต้น เพื่อใช้ประเมินความพร้อม งบประมาณ และทรัพยากร
ข้อจำกัดที่เกิดขึ้น มีแนวทางตรวจสอบหรือแก้ไข ดังนี้
| ข้อจำกัด | สิ่งที่เกิดขึ้น | แนวทาง |
| กระบวนการ | งานส่งต่อระหว่างฝ่ายไม่มีผู้รับผิดชอบชัดเจน | เขียนขั้นตอนจริงออกมา ดูว่าหยุดที่ใคร |
| ข้อมูล | ข้อมูลชุดเดียวกันไม่ตรงกันระหว่างฝ่าย | หาว่าข้อมูลถูกบันทึกกี่ที่ ใครเป็นเจ้าของ |
| การตั้งค่า | ระบบเดิมทำได้ แต่ไม่ได้ตั้งค่าไว้ | ตรวจว่าฟังก์ชันที่ต้องการมีอยู่แล้วหรือไม่ |
| ความสามารถของระบบ | ระบบเดิมไม่รองรับงานที่ต้องการ แม้ตั้งค่าแล้ว | ยืนยันกับผู้ให้บริการระบบเดิม |
ในการประเมินความต้องการใช้ระบบ เริ่มจากการทำความเข้าใจกระบวนการปัจจุบัน วิเคราะห์ช่องว่าง และกำหนดภาพการทำงานที่เหมาะสม โดยพิจารณาว่างานส่วนใดควรอยู่ในระบบเฉพาะทาง และงานส่วนใดควรให้ ระบบ ERP – Dynamics 365 Business Central (สำหรับธุรกิจที่ต้องการความคล่องตัว) และ Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management (สำหรับธุรกิจที่มีกระบวนการซับซ้อนสูง) รับผิดชอบ พร้อมกำหนดข้อมูลที่ต้องเชื่อมต่อระหว่างกัน
ก่อนพัฒนา ทั้งสองระบบต้องมีขอบเขตหน้าที่ที่ชัดเจน ตั้งแต่ข้อมูลที่ต้องแลกเปลี่ยน ผู้รับผิดชอบ ไปจนถึงวิธีตรวจสอบความถูกต้อง เพื่อให้การเชื่อมต่อข้อมูลสอดคล้องกับกระบวนการทำงานจริงขององค์กร
เช็กลิสต์ความพร้อมก่อนเปลี่ยนระบบ
การเปลี่ยนระบบบัญชีหรือ ERP ไม่ได้มีเพียงการย้ายข้อมูลเข้าสู่ระบบใหม่ แต่ต้องออกแบบวิธีควบคุมและตรวจสอบข้อมูลควบคู่กัน
เตรียมความพร้อมเมื่อตัดสินใจเปลี่ยนระบบ
Dynamics 365 Business Central และ Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management สามารถรองรับการควบคุมเหล่านี้ได้ในหลายส่วน เพียงออกแบบและตั้งค่าให้เหมาะกับกระบวนการขององค์กร ขณะเดียวกัน หากมีการย้ายระบบ ต้องกำหนดให้ชัดว่าจะย้ายข้อมูลใด ตรวจสอบอย่างไร และเก็บข้อมูลย้อนหลังไว้ในระดับใด เพื่อให้ข้อมูลในระบบใหม่สามารถนำไปใช้งานและตรวจสอบต่อได้อย่างมั่นใจ
การเริ่มต้น ERP ที่ดี ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากการเลือกระบบ แต่ควรเริ่มจากการเข้าใจว่าวันนี้องค์กรทำงานอย่างไร และต้องการพัฒนาอะไร
AMCO Business Solutions ช่วยประเมินระบบและกระบวนการปัจจุบัน ศึกษาความเหมาะสม และวางขอบเขตที่จำเป็น เพื่อให้องค์กรเห็นทางเลือกและข้อมูลที่ต้องใช้ประกอบการตัดสินใจก่อนลงทุน
พร้อมพูดคุยกับเราแล้ว?
หากกำลังทบทวนระบบบัญชีของเดิมหรือวางแผนขึ้นระบบ ERP สามารถเริ่มพูดคุยกับเรา จากโจทย์และเป้าหมายของธุรกิจ
เพื่อวางแนวทางที่เหมาะสมร่วมกัน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ควรเริ่มจากประเมินกระบวนการทำงานปัจจุบัน ผู้ใช้งาน แหล่งข้อมูล ระบบที่ต้องเชื่อมต่อ รายงานที่ต้องการ และข้อจำกัดที่พบ จากนั้นจึงกำหนดขอบเขตของระบบใหม่ รวมถึงแผนการย้ายและตรวจสอบข้อมูล เพื่อให้เห็นความพร้อม งบประมาณ และทรัพยากรที่ต้องใช้ได้ชัดเจนขึ้น
ต้องแยกให้ชัดก่อนว่าข้อจำกัดที่พบเกิดจากกระบวนการทำงาน ข้อมูล การตั้งค่าระบบ หรือความสามารถของระบบจริงๆ เพราะบางปัญหาแก้ได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบ เมื่อรู้สาเหตุแล้วจึงตัดสินใจได้ว่าจะปรับปรุงระบบเดิมหรือเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่
ไม่มีคำตอบที่ตายตัว ต้องกำหนดให้ชัดว่าจะย้ายข้อมูลใด มีวิธีตรวจสอบความถูกต้องอย่างไร และเก็บข้อมูลย้อนหลังไว้ในระดับใด เพื่อให้ข้อมูลในระบบใหม่นำไปใช้งานและตรวจสอบต่อได้ ควรตัดสินใจร่วมกับทีมบัญชีและทีมที่ปรึกษาตั้งแต่ต้น
การเปลี่ยนระบบไม่ได้มีเพียงการย้ายข้อมูล แต่ต้องออกแบบวิธีควบคุมและตรวจสอบควบคู่กัน ตั้งแต่สิทธิ์ผู้ใช้งาน การอนุมัติ เอกสารอ้างอิง ไปจนถึงการกระทบยอด
ไม่จำเป็นเสมอไป บางองค์กรอาจมีระบบเฉพาะทางที่ยังเหมาะกับการดำเนินงาน สิ่งสำคัญคือกำหนดให้ชัดว่างานส่วนใดควรอยู่ในระบบเฉพาะทาง งานส่วนใดควรอยู่ใน ERP และข้อมูลใดจำเป็นต้องเชื่อมต่อระหว่างกัน
Dynamics 365 Business Central เป็นหนึ่งในทางเลือกสำหรับองค์กรที่ต้องการเชื่อมโยงงานด้านการเงินกับกระบวนการธุรกิจอื่น แต่ก่อนตัดสินใจควรประเมินกระบวนการ ระบบเดิม ข้อมูล และความต้องการขององค์กร เพื่อกำหนดขอบเขตและการตั้งค่าที่เหมาะสมกับการทำงานจริง
