การเติบโตของภาคการผลิตและตลาดอุปสงค์อุปทาน (Supply Chain) อย่างต่อเนื่อง ทำให้ตลาดอยู่ในสภาวะที่แข่งขันสูง และเนื่องจากอุปทาน (ผู้ผลิต) ที่มีให้เลือกมากขึ้นในขณะที่อุปสงค์ (ลูกค้า) ยังคงเท่าเดิม จึงทำให้ผู้ผลิตแต่ละรายต่างงัดกลยุทธ์เพื่อลดต้นทุนการดำเนินงานโดยเน้นที่การเพิ่มประสิทธิภาพของผลผลิต และลดความผิดพลาดให้น้อยที่สุด
ทั้งนี้เพื่อให้สินค้ามีระดับต้นทุนที่เหมาะสม มีคุณภาพดี และสามารถแข่งขันได้ แต่ละองค์กรมุ่งให้ความสำคัญกับการปรับปรุงกระบวนการภายในของตนเป็นประการแรก ซึ่งหนึ่งในกระบวนการที่ต้องการเครื่องมือสมัยใหม่เพื่อช่วยสนับสนุนในการทำงาน คือ ความสามารถในการบริการจัดการสินค้าคงคลัง โดยเฉพาะการติดตามสินค้าและวัตถุดิบ (item tracking) เริ่มตั้งแต่ต้นทางจนกระทั่งถึงปลายทาง ทั้งนี้ก็เพื่อให้เกิดความโปร่งใส และในกรณีที่เกิดปัญหาก็สามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังต้นทางได้อย่างรวดเร็วและครบถ้วน
การติดตามสินค้าและวัตถุดิบ (Item tracking) คืออะไร
Item Tracking คือความสามารถใน Microsoft Dynamics 365 Business Central ที่ใช้ติดตามสินค้าและวัตถุดิบตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทาง ด้วยการกำหนด Serial No. สำหรับสินค้ารายชิ้นมูลค่าสูง หรือ Lot No. สำหรับสินค้าที่ซื้อเป็นล็อตและต้องควบคุมวันหมดอายุ ช่วยให้ตรวจสอบย้อนกลับ (Traceability) ได้ครบทั้งกระบวนการขาเข้า ขาออก และภายในองค์กร
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Business Central กับการจัดการสินค้าคงคลัง
ข้อดีของการมีเครื่องมือเพื่อติดตามสินค้าและวัตถุดิบ
- ทำให้การวางแผนการขายและการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะทราบสถานะของส่วนประกอบทุกชิ้นว่าอยู่ที่ใดบ้าง และมีสถานะล่าสุดเป็นอย่างไร
- นำข้อมูลไปใช้คาดการณ์และวางแผนได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น
- เกิดความโปร่งใสในการทำงาน เพราะเราสามารถติดตามสินค้าทุกรายการได้ทุกขั้นตอน
- ในกรณีที่ตรวจสอบพบว่าสินค้าอยู่ในสภาพที่ไม่สมบูรณ์หรือไม่ตรงเงื่อนไขที่ระบุไว้ ก็สามารถตรวจสอบย้อนกลับไปได้ว่าเกิดจากขั้นตอนใดบ้าง เกิดปัญหาตั้งแต่ต้นทาง หรือเกิดจากกระบวนการภายใน และสามารถยกเลิกส่วนประกอบที่มีปัญหาเหล่านั้นได้ทั้งล็อตได้อย่างทันท่วงทีก่อนที่จะทําให้เกิดความเสียหายต่อส่วนประกอบอื่นๆในขั้นตอนถัดไป
ซึ่งใน Business Central เราสามารถกำหนดค่าการใช้งานการติดตามสินค้าและวัตถุดิบได้ 2 ลักษณะ คือ
1) ติดตามสินค้าและวัตถุดิบด้วย Serial No.
ซึ่งเหมาะสำหรับสินค้ารายชิ้นซึ่งแต่ละชิ้นส่วนมีมูลค่าสูง และมีการรับประกัน เช่น ชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ในอุตสาหกรรมอิเล็กทรอนิกส์ หรือส่วนประกอบในอุตสาหกรรมยานยนต์
2) ติดตามสินค้าและวัตถุดิบด้วย Lot No.
เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมผลิตอาหารและเครื่องดื่ม ที่นิยมซื้อวัตถุดิบเข้ามาในปริมาณมากๆ (Bulk) และต้องการทราบวันหมดอายุของแต่ละล็อต เพื่อควบคุมการเบิกจ่ายแบบ First-in First-out (FIFO)
การติดตามสินค้าและวัตถุดิบสามารถทำได้ใน 3 กระบวนการ ดังนี้
- การติดตามสำหรับกระบวนการขาเข้า (Purchase) ได้แก่ ขั้นตอนการรับสินค้า ไปถึงการจัดเก็บ
- การติดตามสำหรับกระบวนการขาออก (Sales) ได้แก่ การเคลื่อนย้ายสินค้าออกจากคลัง จนกระทั่งส่งมอบถึงมือลูกค้า
- การติดตามสำหรับกระบวนการภายใน (Internal process) ได้แก่ การเบิกสินค้าและวัตถุดิบเพื่อนำไปใช้ในกระบวนการผลิต และตรวจสอบคุณภาพ
วิธีตั้งค่า Tracking codes เพื่อติดตามสินค้าบน Business Central
ตัวอย่างวิธีการกำหนด tracking codes เพื่อติดตามสถานะของสินค้าของฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายขาย มีขั้นตอนดังนี้
1. ไปที่ Search bar แล้วพิมพ์คำว่า “Item tracking” หลังจากนั้นให้เลือก “Item Tracking Codes“
2. หลังจากนั้น หน้าจอจะแสดงรายการ tracking code ซึ่งเป็นค่ามาตรฐานขึ้นมาให้
3. ให้เราเพิ่ม code ใหม่ โดยกดที่ปุ่ม + NEW หลังจากนั้นให้ตั้งชื่อตามความต้องการใช้งาน และเลือกตั้งค่าประเภทของการติดตาม ว่าต้องการให้ติดตามด้วย Serial No. หรือ Lot No.
4. ในกรณีที่เราต้องการให้ติดตามสินค้าที่มีวันหมดอายุ (EXP) สามารถกำหนดได้จาก Fast-tab ที่ชื่อว่า Misc และให้เลือกเปิดการใช้งาน Require Expiration Date ตามรูปด้านล่าง
5. การกำหนดค่าการติดตามให้กับสินค้าแต่ละรายการใน Item card ให้เราเลือกรายการสินค้าที่ต้องการ (Item) หลังจากนั้นให้เลือก Tracking Code ที่ต้องการ
จะเห็นได้ว่า ด้วยการตั้งค่าเพียงไม่กี่ขั้นตอน เราก็สามารถติดตามและทราบความเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละรายการได้อย่างครบถ้วน ทั้งที่อยู่ในกระบวนการขาเข้า กระบวนการขาออก และกระบวนการภายใน เพื่อให้การวางเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และยังสามารถประยุกต์ให้เข้ากับกระบวนการอย่างอื่นได้อีกเช่นกัน
หากต้องการรายละเอียดในการใช้งาน กรุณาติดต่อฝ่ายขายบริษัทอัลฟาเมตริคส์ จำกัด
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการติดตามสินค้า (Item tracking)
Lot No. กับ Serial No. ต่างกันอย่างไร?
Serial No. ใช้ติดตามสินค้ารายชิ้นที่มีมูลค่าสูงและมีการรับประกัน เช่น ชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์หรือยานยนต์ ส่วน Lot No. ใช้กับสินค้าที่ซื้อเป็นล็อตปริมาณมาก เช่น อาหารและเครื่องดื่ม เพื่อควบคุมวันหมดอายุและการเบิกจ่ายแบบ FIFO
Business Central รองรับการติดตามสินค้าที่มีวันหมดอายุหรือไม่?
รองรับ โดยเปิดใช้งาน Require Expiration Date ใน Fast-tab “Misc” ของ Item Tracking Code ที่ตั้งเป็นแบบ Lot No.
ต้องตั้งค่า Item Tracking ก่อนเริ่มใช้งานหรือไม่?
ต้องตั้งค่า Tracking Code และกำหนดให้กับ Item card ก่อน จึงจะเริ่มติดตามสถานะสินค้าได้ตั้งแต่ขั้นตอนจัดซื้อ
