การเติบโตของภาคการผลิตและตลาดอุปสงค์อุปทาน (Supply Chain) อย่างต่อเนื่อง ทำให้ตลาดอยู่ในสภาวะที่แข่งขันสูง และเนื่องจากอุปทาน (ผู้ผลิต) ที่มีให้เลือกมากขึ้นในขณะที่อุปสงค์ (ลูกค้า) ยังคงเท่าเดิม จึงทำให้ผู้ผลิตแต่ละรายต่างงัดกลยุทธ์เพื่อลดต้นทุนการดำเนินงาน
โดยเน้นที่การเพิ่มประสิทธิภาพของผลผลิต และลดความผิดพลาดให้น้อยที่สุด ทั้งนี้เพื่อให้สินค้ามีระดับต้นทุนที่เหมาะสม มีคุณภาพดี และสามารถแข่งขันได้ โดยแต่ละองค์กรมุ่งให้ความสำคัญกับการปรับปรุงกระบวนการภายในของตนเป็นประการแรกซึ่งหนึ่งในกระบวนการที่ต้องการเครื่องมือสมัยใหม่เพื่อช่วยสนับสนุนในการทำงาน คือ ความสามารถในการติดตามสินค้าและวัตถุดิบ (item tracking) โดยเริ่มตั้งแต่ต้นทางจนกระทั่งถึงปลายทาง ทั้งนี้ก็เพื่อให้เกิดความโปร่งใส และในกรณีที่เกิดปัญหาก็สามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังต้นทางได้อย่างรวดเร็วและครบถ้วน
ข้อดีของการมีเครื่องมือเพื่อติดตามสินค้าและวัตถุดิบ
- ทำให้การวางแผนการขายและการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะทราบสถานะของส่วนประกอบทุกชิ้นว่าอยู่ที่ใดบ้าง และมีสถานะล่าสุดเป็นอย่างไร
- นำข้อมูลไปใช้คาดการณ์และวางแผนได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น
- เกิดความโปร่งใสในการทำงาน เพราะเราสามารถติดตามสินค้าทุกรายการได้ทุกขั้นตอน
- ในกรณีที่ตรวจสอบพบว่าสินค้าอยู่ในสภาพที่ไม่สมบูรณ์หรือไม่ตรงเงื่อนไขที่ระบุไว้ ก็สามารถตรวจสอบย้อนกลับไปได้ว่าเกิดจากขั้นตอนใดบ้าง เกิดปัญหาตั้งแต่ต้นทาง หรือเกิดจากกระบวนการภายใน และสามารถยกเลิกส่วนประกอบที่มีปัญหาเหล่านั้นได้ทั้งล็อตได้อย่างทันท่วงทีก่อนที่จะทําให้เกิดความเสียหายต่อส่วนประกอบอื่นๆในขั้นตอนถัดไป
ซึ่งใน Business Central เราสามารถกำหนดค่าการใช้งานการติดตามสินค้าและวัตถุดิบได้ 2 ลักษณะ คือ
1) ติดตามสินค้าและวัตถุดิบด้วย Serial No. ซึ่งเหมาะสำหรับสินค้ารายชิ้นซึ่งแต่ละชิ้นส่วนมีมูลค่าสูง และมีการรับประกัน เช่น ชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ในอุตสาหกรรมอิเล็กทรอนิกส์ หรือส่วนประกอบในอุตสาหกรรมยานยนต์
2) ติดตามสินค้าและวัตถุดิบด้วย Lot No. เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมผลิตอาหารและเครื่องดื่ม ที่นิยมซื้อวัตถุดิบเข้ามาในปริมาณมากๆ (Bulk) และต้องการทราบวันหมดอายุของแต่ละล็อต เพื่อควบคุมการเบิกจ่ายแบบ First-in First-out (FIFO)
Item tracking การติดตามสินค้าและวัตถุดิบสามารถทำได้ใน 3 กระบวนการ ดังนี้
- การติดตามสำหรับกระบวนการขาเข้า (Purchase) ได้แก่ ขั้นตอนการรับสินค้า ไปถึงการจัดเก็บ
- การติดตามสำหรับกระบวนการขาออก (Sales) ได้แก่ การเคลื่อนย้ายสินค้าออกจากคลัง จนกระทั่งส่งมอบถึงมือลูกค้า
- การติดตามสำหรับกระบวนการภายใน (Internal process) ได้แก่ การเบิกสินค้าและวัตถุดิบเพื่อนำไปใช้ในกระบวนการผลิต และตรวจสอบคุณภาพ
โดยตัวอย่างวิธีการกำหนด tracking codes เพื่อติดตามสถานะของสินค้าของฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายขาย มีขั้นตอนดังนี้
1. ไปที่ Search bar แล้วพิมพ์คำว่า “Item tracking” หลังจากนั้นให้เลือก “Item Tracking Codes“
2. หลังจากนั้น หน้าจอจะแสดงรายการ tracking code ซึ่งเป็นค่ามาตรฐานขึ้นมาให้
3. ให้เราเพิ่ม code ใหม่ โดยกดที่ปุ่ม + NEW หลังจากนั้นให้ตั้งชื่อตามความต้องการใช้งาน และเลือกตั้งค่าประเภทของการติดตาม ว่าต้องการให้ติดตามด้วย Serial No. หรือ Lot No.
4. ในกรณีที่เราต้องการให้ติดตามสินค้าที่มีวันหมดอายุ (EXP) สามารถกำหนดได้จาก Fast-tab ที่ชื่อว่า Misc และให้เลือกเปิดการใช้งาน Require Expiration Date ตามรูปด้านล่าง
5. การกำหนดค่าการติดตามให้กับสินค้าแต่ละรายการใน Item card ให้เราเลือกรายการสินค้าที่ต้องการ (Item) หลังจากนั้นให้เลือก Tracking Code ที่ต้องการ
จะเห็นได้ว่า ด้วยการตั้งค่าเพียงไม่กี่ขั้นตอน เราก็สามารถติดตามและทราบความเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละรายการได้อย่างครบถ้วน ทั้งที่อยู่ในกระบวนการขาเข้า กระบวนการขาออก และกระบวนการภายใน เพื่อให้การวางเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และยังสามารถประยุกต์ให้เข้ากับกระบวนการอย่างอื่นได้อีกเช่นกัน
