Dynamics 365 Business Central ที่ให้บริการบนคลาวด์แบบออนไลน์ (Software-as-a-Service) มาพร้อมพื้นที่จัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลเริ่มต้นที่ 80 GB ต่อ 1 instance ซึ่งมากกว่าความต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลในระบบของธุรกิจทั่วๆ ไปที่ต้องใช้จัดเก็บข้อมูลทางการเงินการบัญชี ซื้อขาย คลังสินค้า
แต่บางธุรกิจที่มีการทำธุรกรรมในระบบมีปริมาณมากกว่าปกติ รวมไปถึงมีปริมาณผู้ใช้งานจำนวนมาก ก็อาจจะมีความต้องการพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมากขึ้น ซึ่งสามารถที่จะเพิ่มพื้นที่ของฐานข้อมูล (Extend data storage) ได้โดยการสอบถามไปยังบริการเพิ่มพื้นที่บน Microsoft Cloud ผ่านตัวแทนให้บริการที่ได้รับการรับรอง
ในขณะเดียวกัน การลดพื้นที่บางส่วนในการใช้งานระบบ Business Central ก็จะช่วยให้มีพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลเพิ่มขึ้น เนื่องจากข้อมูลบางประเภทมีการจัดเก็บเพียงชั่วคราวแต่ไม่ได้มีการเรียกคืนโดยระบบหรือผู้ใช้งานโดยตรง โดยในเวอร์ชันล่าสุด Business Central 2020 Release Wave 2 ก็มีฟังก์ชันการจัดการเกี่ยวกับพื้นที่ใช้งานข้อมูลในส่วนต่างๆ ดังนี้
SQL Compression
เป็นวิธีการพื้นฐานที่สามารถประยุกต์ใช้กับทุกผลิตภัณฑ์ของ Microsoft Dynamics 365 ได้เพื่อวัตถุประสงค์ในการลดขนาดของฐานข้อมูล และเพื่อเพิ่มความเร็วในการเข้าถึงข้อมูล ซึ่งฐานข้อมูลของ Business Central ถูกออกแบบมาให้มีการบีบอัดได้ดีโดยที่ไม่สูญเสียความเร็วในการเข้าถึงข้อมูล
Automated Log File Management
โดยปกติ Business Central จะมีการเก็บบันทึกประวัติการใช้งานต่างๆ (Activities Logs) ที่เกิดขึ้นจากทุกกิจกรรม ทุกฟังชันไม่ว่าจะมาจากโมดูลมาตรฐานหรือโมดูลที่พัฒนาขึ้นเพิ่มเติมโดยผู้ให้บริการ เพื่อใช้ในการวิเคราะห์พฤติกรรมหรือหาความผิดปกติในการใช้งาน โดยจะบันทึกลงตารางของฐานข้อมูลในระบบ ซึ่งเป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้ฐานข้อมูลมีขนาดใหญ่ขึ้นหากมีการใช้งานผ่านไปเป็นระยะเวลาหนึ่ง การจัดการข้อมูลประวัติการใช้งาน เช่น การจำกัดขนาด (size limitation) การลบบันทึกเก่าโดยอัตโนมัติ (automatic purging) ก็จะช่วยให้เรียกคืนพื้นที่กลับมาและเพิ่มความเร็วในการเข้าถึงข้อมูล
Alerting on rapid database growth
ในการตรวจสอบขนาดของฐานข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ขึ้นในอัตราเติบโตที่ผิดปกติ ซึ่งอาจจะมีสาเหตุมาจากข้อผิดพลาดบางอย่างหรือการใช้งานที่ไม่ปกติ ซึ่งจะต้องมีฟังก์ชันในการแจ้งเตือนผู้ดูแลระบบหากมีข้อผิดปกติเหล่านี้เกิดขึ้นทันที และสามารถระบุได้ว่า การเติบโตแบบผิดปกตินี้มาจากตารางข้อมูลใดบ้าง ซึ่งจะช่วยลดปัญหาการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลโดยไม่เกิดประโยชน์และไม่จำเป็น
Attachments in File Storage
โดยทั่วไปผู้ให้บริการ Business Central On-premise หรือระบบที่ติดตั้งเองบนเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร มักจะมีการตั้งค่าให้เก็บข้อมูลเอกสารต่างๆ ที่อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF, Excels, Word หรือรูปภาพต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลในระบบลงบนฐานข้อมูล SQL Server เนื่องจากเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดการข้อมูลดังกล่าว ซึ่งในปัจจุบัน ตารางข้อมูลแบบไบนารี (binary file storage) นี้จะไม่ถูกคำนวณพื้นที่การใช้งานเข้าไปรวมเป็นพื้นที่ทั้งหมดของฐานข้อมูล แต่จะมีการแบ่งการเก็บข้อมูลแบบนี้แยกออกมาและสามารถเพิ่มพื้นที่ได้ในราคาที่ถูกกว่า
Archiving
จุดสำคัญอีกประการหนึ่งสำหรับการใช้พื้นที่จัดเก็บฐานข้อมูลคือการเติบโตของข้อมูลที่สะสมเพิ่มขึ้นตั้งแต่เริ่มต้นระบบ โดยไมโครซอฟท์มีแผนการลงทุนเพื่อให้สามารถเก็บข้อมูลในอดีตออกจากฐานข้อมูลหลักได้ ในขณะที่ยังคงรักษาความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็น ซึ่งจะมีส่วนช่วยทั้งในการรักษาประสิทธิภาพของระบบและการจัดการความต้องการขนาดพื้นที่จัดเก็บฐานข้อมูล
โดยไมโครซอฟท์จะช่วยให้ลูกค้าที่วางแผนจะอัพเกรดจาก Dynamics NAV เข้าใจความต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลใน Business Central โดยจะออกยูทิลิตี้เพื่อประมาณขนาดของฐานข้อมูลเมื่อย้ายไปยัง Business Central ให้
เพื่อช่วยลูกค้าในการจัดการและวางแผนค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่อง ในหน้าแดชบอร์ดของผู้ดูแลระบบ Business Central จะแสดงการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลทั้งหมดพร้อมกับรายละเอียดบนตารางด้านบนตามขนาด ซึ่งลูกค้าที่มีพื้นที่เก็บข้อมูลเกินขีดจำกัดจะยังสามารถประมวลผลทางธุรกรรมต่อไปได้ แต่ใน Business Central เวอร์ชัน 2020 Release Wave 2 (October 2020) เป็นต้นไป ผู้ดูแลระบบจะไม่สามารถดำเนินการสร้างสำเนาฐานข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อพื้นที่เกินขีดจำกัดผ่านแดชบอร์ดการดูแลระบบได้ ซึ่งจำเป็นจะต้องมีการซื้อพื้นที่เพิ่มเติมเพื่อให้ดำเนินการดังกล่าวต่อไปได้
