Getting and Filtering Business Central Data in Microsoft Excel

ปัจจุบัน Microsoft Excel เป็นแอพพลิเคชั่นหนึ่งที่มีความสำคัญต่อการทำงาน เป็นเครื่องมือเอนกประสงค์ที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับงานได้หลายด้าน ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน ค่าคอมมิชชั่นไปจนถึงการคำนวณชั้นสูงที่สลับซับซ้อนในองค์กรใหญ่ๆ ดังนั้นการที่ระบบใดก็ตามสามารถทำงานร่วมกับ Microsoft Excel ได้อย่างราบลื่นจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

Dynamics 365 Business Central นั้นมีการทำงานร่วมกับ Excel ได้โดยตรง ทั้งการดึงข้อมูลจากระบบมาวิเคราะห์หรือประมวลผล หรือแม้แต่การแก้ไขข้อมูลบน Excel แล้วนำกลับคืนเข้าไปยังระบบก็สามารถทำได้ ซึ่ง Business Central Fall 2019 Release เวอร์ชั่นล่าสุดก็ได้มีการปรับปรุงการทำงานร่วมกับ Excel ให้ทำงานได้สะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

Copy and Paste

เป็นวิธีหนึ่งในการดึงข้อมูลบนหน้าจอของ Business Central มาไว้บน Excel โดยวิธีการดั้งเดิมคือ การคัดลอกและวาง โดยในเวอร์ชั่นล่าสุด (October 2019) นั้น ได้สนับสนุนการใช้ปุ่มลัด (shortcut) ในการทำงาน เช่น สามารถเลือกข้อมูลหลายแถวพร้อมกันได้โดยการกด Shift + Click หรือ Ctrl + Click จากนั้นกดปุ่มคัดลอกหรือ Ctrl + C เพื่อคัดลอกข้อมูล แล้วนำไปวางบน Excel หรือแอพพลิเคชั่นที่ต้องการใช้งานด้วยปุ่ม Ctrl + V ในทางกลับกัน ก็สามารถทำการคัดลอกข้อมูลจาก Excel มาวางบนหน้าจอ Business Central ได้เช่นเดียวกัน

อ่านรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้งาน Copy & Paste ได้ที่นี่

Open in Excel

เป็นฟังก์ชั่นใหม่ใน Business Central เวอร์ชั่นล่าสุด จะช่วยให้การดึงข้อมูลรายการรวมทั้งตัวเลือกในการกรองข้อมูลทั้งหมดจะถูกส่งไปยัง Excel spreadsheet เพื่อให้คุณเรียกดูข้อมูลนี้ได้ผ่าน Excel แต่จะไม่สามารถรีเฟรชข้อมูลหรือแก้ไขและส่งกลับมาปรับปรุงที่ระบบได้ เหมาะกับการนำข้อมูลไปใช้เพื่อวิเคราะห์บน Excel เท่านั้น

Edit in Excel

ฟังก์ชั่น Edit in Excel บนหน้าจอรายการ Business Central นั้นมีความซับซ้อนกว่าการใช้งานฟังก์ชั่น Open in Excel เล็กน้อย เนื่องจากจะเป็นการดึงข้อมูลทั้งหมดไปแสดงผลบน Excel workbook จึงจะเป็นจะต้องอาศัยการติดตั้ง Dynamics Office Add-in เพิ่มเติมลงไปบน Excel เพื่อให้มีการเชื่อมต่อโดยตรงไปยัง OData Web service ของระบบ เมื่อมีการเชื่อมต่อสมบูรณ์แล้ว สามารถใช้ Excel ดึงข้อมูลล่าสุดมาแสดงผลได้ตลอดเวลา รวมไปถึงการแก้ไขข้อมูลต่างๆ สามารถทำได้ผ่าน Excel เพื่อนำข้อมูลกลับไปปรับปรุงในระบบ ซึ่ง Add-in จะร้องขอข้อมูลยืนยันตัวตนของผู้ใช้งานระบบและตรวจสอบสิทธิในการใช้งานก่อนจึงจะสามารถนำเข้าหรือแก้ไขข้อมูลได้ จากนั้นจึงจะมีการตรวจสอบข้อมูลก่อนนำเข้าเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกแก้ไขมีความถูกต้องและไม่ส่งผลกระทบกับการทำงานในระบบ

Filtering and Column Selection

เมื่อเลือกฟังก์ชั่น Edit in Excel บนหน้าจอรายการ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกดึงมายัง Excel ในรูปแบบของตารางที่มีแถว (rows) และคอลัมน์ (column) โดยจะไม่ได้นำเงื่อนไขในการกรองข้อมูลมาใช้ แต่สามาถไปใช้ฟังก์ชั่นการกรองข้อมูลบน Excel ได้ในหน้าต่าง Add-in บน Excel โดยต้องมีการกำหนดฟิลด์ที่จะใช้หรือค่าที่จะใช้ในการกรองข้อมูลอย่างน้อย 1 ค่าบนหน้าจอแหล่งข้อมูลเพื่อแสดงผลเฉพาะชุดข้อมูลที่ต้องการดู จากนั้นกดปุ่มฟังก์ชั่น Design เพื่อเลือกคอลัมน์ที่ต้องการนำมาใช้และลำดับในการแสดงผล นอกจากนี้ การบันทึกข้อมูลเป็นไฟล์ Excel ไปยังคอมพิวเตอร์ส่วนตัวหรือ OneDrive จะนำเอาข้อมูลตัวกรองเหล่านี้ติดไปด้วย จึงเป็นอีกตัวเลือกเพื่อให้สามารถเข้าถึงมุมมองข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

Reporting Data Setup

ตัวช่วยในการเตรียมข้อมูลสำหรับรายงาน (Reporting Data Setup Wizard) สามารถเข้าถึงได้จากหน้าจอ Assisted Setup จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดรูปแบบของข้อมูลที่จะส่งออก เรียกดูข้อมูล หรือบันทึกลงไปในไฟล์ Excel โดยตัวช่วยนี้จะให้เลือกตารางของแหล่งข้อมูล จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่ต้องการและเปิดตัวเลือกการกรองข้อมูล(ถ้ามี) ข้อมูลที่ได้ก็จะแสดงผลตามเงื่อนไขที่เราได้ทำการเลือกไว้ จากนั้นก็สามารถนำข้อมูลดังกล่าวดึงไปใช้งานบน Excel ได้ทันที

โดยตัวเลือกนี้จะคล้ายกับการทำงานด้วยฟังก์ชั่น Edit in Excel ที่จะอาศัย Excel Add-In ในการเชื่อมต่อข้อมูลผ่าน OData web service ดังนั้นคุณจะสามารถเปลี่ยนคอลัมน์หรือตัวเลือกการกรองข้อมูลได้จากแถบ add-in ใน Excel Menu แก้ไขข้อมูลและบันทึกกลับเข้าไปยังระบบได้เช่นเดียวกัน

Web service

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้ความยืดหยุ่นของ Business Central ในการสร้างและปรับแต่ง OData web service หากต้องการรายการข้อมูลล่าสุดและมีตัวเลือกการกรองข้อมูลบน Excel แต่ไม่ต้องการแก้ไขข้อมูลบนแหล่งข้อมูลต้นทาง โดย Web service ที่ถูกสร้างไว้ เพื่อใช้ใน Reporting Data Setup Wizard จะแสดงบนหน้าจอ web service list โดยตรง เพื่อให้ Excel สามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลผ่าน web service เหล่านี้ได้

โดยไปที่แถบ Data บน Excel จากนั้นเลือก Get Data – From Other Sources และเลือก From OData Feed จากนั้นให้ใส่ URL ของ web service ที่ต้องการเชื่อมต่อ (คัดลอกจากหน้าจอของ Business Central) เมื่อคุณป้อนข้อมูลรับรองเพื่อตรวจสอบสิทธิ์แล้วจะช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลได้ เมื่อเสร็จแล้วคุณก็สามารถรีเฟรชการเชื่อมต่อเพื่อรับการปรับปรุงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับข้อมูลในระบบ

สนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม กรุณาติดต่อ AMCO – ตัวแทนจำหน่ายและติดตั้ง Dynamics 365 Business Central/ NAV ในประเทศไทย ที่ได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการ

Posted in Dynamics 365 Business Central.