Getting & Filtering Business Central Data in Microsoft Excel

ปัจจุบัน Microsoft Excel เป็นแอพพลิเคชั่นที่มีความสำคัญต่อการทำงาน เป็นเครื่องมือเอนกประสงค์ที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับงานได้หลายด้าน และมีผู้ใช้งานที่มีความชำนาญเป็นจำนวนมาก

ซึ่งก็มีการใช้งานได้หลากหลายตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน คำนวณอัตราผลตอบแทน ไปจนถึงการคำนวณชั้นสูงที่สลับซับซ้อนในองค์กรใหญ่ๆ ดังนั้นการที่ระบบใดก็ตามสามารถทำงานร่วมกับ Microsoft Excel ได้อย่างราบลื่นจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

Dynamics 365 Business Central นั้นสามารถทำงานร่วมกับ Excel ได้โดยตรง ทั้งการดึงข้อมูลจากระบบมาวิเคราะห์หรือประมวลผล หรือแม้แต่การแก้ไขข้อมูลบน Excel แล้วนำกลับคืนเข้าไปยังระบบก็สามารถทำได้ ซึ่งใน Business Central 2019 release wave 2 เวอร์ชั่นล่าสุดก็ได้มีการปรับปรุงการทำงานร่วมกับ Excel ให้ทำงานได้สะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

Copy and Paste

เป็นวิธีหนึ่งในการดึงข้อมูลบนหน้าจอของ Business Central มาไว้บน Excel โดยวิธีการดั้งเดิมคือ การคัดลอกและวาง โดยในเวอร์ชั่นล่าสุด (October 2019) นั้น ได้สนับสนุนการใช้ปุ่มลัด (shortcut) ในการทำงาน เช่น สามารถเลือกข้อมูลหลายแถวพร้อมกันได้โดยการกด Shift + Click หรือ Ctrl + Click จากนั้นกดปุ่มคัดลอกหรือ Ctrl + C เพื่อคัดลอกข้อมูล แล้วนำไปวางบน Excel หรือแอพพลิเคชั่นที่ต้องการใช้งานด้วยปุ่ม Ctrl + V ในทางกลับกัน ก็สามารถทำการคัดลอกข้อมูลจาก Excel กลับมาวางบนหน้าจอ Business Central ได้เช่นเดียวกัน

อ่านรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้งาน Copy & Paste ได้ที่นี่

Open in Excel

เป็นฟังก์ชั่นใหม่ใน Business Central เวอร์ชั่นล่าสุด จะช่วยให้การดึงข้อมูลรายการรวมทั้งตัวเลือกในการกรองข้อมูลทั้งหมดจะถูกส่งไปยัง Excel spreadsheet เพื่อให้คุณเรียกดูข้อมูลนี้ได้ผ่าน Excel แต่จะไม่สามารถรีเฟรชข้อมูลหรือแก้ไขและส่งกลับมาปรับปรุงที่ระบบได้ เหมาะกับการนำข้อมูลไปใช้เพื่อวิเคราะห์บน Excel เท่านั้น

Edit in Excel

ฟังก์ชั่น Edit in Excel บนหน้าจอรายการ Business Central นั้นมีความซับซ้อนกว่าการใช้งานฟังก์ชั่น Open in Excel เล็กน้อย เนื่องจากจะเป็นการดึงข้อมูลทั้งหมดไปแสดงผลบน Excel workbook จึงจะเป็นจะต้องอาศัยการติดตั้ง Dynamics Office Add-in เพิ่มเติมลงไปบน Excel เพื่อให้มีการเชื่อมต่อโดยตรงไปยัง OData Web service ของระบบ

เมื่อมีการเชื่อมต่อสมบูรณ์แล้ว สามารถใช้ Excel ดึงข้อมูลล่าสุดมาแสดงผลได้ตลอดเวลา รวมไปถึงการแก้ไขข้อมูลต่างๆ สามารถทำได้ผ่าน Excel เพื่อนำข้อมูลกลับไปปรับปรุงในระบบ ซึ่ง Add-in จะร้องขอข้อมูลยืนยันตัวตนของผู้ใช้งานระบบและตรวจสอบสิทธิในการใช้งานก่อนจึงจะสามารถนำเข้าหรือแก้ไขข้อมูลได้ จากนั้นจึงจะมีการตรวจสอบข้อมูลก่อนนำเข้าเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกแก้ไขมีความถูกต้องและไม่ส่งผลกระทบกับการทำงานในระบบ

Business Central Edit in Excel

คลิกวิดีโอเพื่อดูการทำงานร่วมกับ Excel

Filtering and Column Selection

เมื่อเลือกฟังก์ชั่น Edit in Excel บนหน้าจอรายการ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกดึงมายัง Excel ในรูปแบบของตารางที่มีแถว (rows) และคอลัมน์ (column) โดยจะไม่ได้นำเงื่อนไขในการกรองข้อมูลมาใช้ แต่สามาถไปใช้ฟังก์ชั่นการกรองข้อมูลบน Excel ได้ในหน้าต่าง Add-in บน Excel โดยต้องมีการกำหนดคอลัมน์ที่จะใช้หรือค่าที่จะใช้ในการกรองข้อมูลอย่างน้อย 1 ค่าบนหน้าจอแหล่งข้อมูลเพื่อแสดงผลเฉพาะชุดข้อมูลที่ต้องการดู จากนั้นกดปุ่มฟังก์ชั่น Design เพื่อเลือกคอลัมน์ที่ต้องการนำมาใช้และลำดับในการแสดงผล

นอกจากนี้ การบันทึกข้อมูลเป็นไฟล์ Excel ไปยังคอมพิวเตอร์ส่วนตัวหรือ Microsoft OneDrive จะนำเอาข้อมูลตัวกรองเหล่านี้ติดไปด้วย จึงเป็นอีกตัวเลือกเพื่อให้สามารถเข้าถึงมุมมองข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

Business Central Edit in Excel

Reporting Data Setup

ตัวช่วยในการเตรียมข้อมูลสำหรับรายงาน (Reporting Data Setup Wizard) สามารถเข้าถึงได้จากหน้าจอ Assisted Setup จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดรูปแบบของข้อมูลที่จะส่งออก เรียกดูข้อมูล หรือบันทึกลงไปในไฟล์ Excel โดยตัวช่วยนี้จะให้เลือกตารางของแหล่งข้อมูล จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่ต้องการและเปิดตัวเลือกการกรองข้อมูล(ถ้ามี) ข้อมูลที่ได้ก็จะแสดงผลตามเงื่อนไขที่เราได้ทำการเลือกไว้ จากนั้นก็สามารถนำข้อมูลดังกล่าวดึงไปใช้งานบน Excel ได้ทันที

โดยตัวเลือกนี้จะคล้ายกับการทำงานด้วยฟังก์ชั่น Edit in Excel ที่จะอาศัย Excel Add-In ในการเชื่อมต่อข้อมูลผ่าน OData web service ดังนั้นคุณจะสามารถเปลี่ยนคอลัมน์หรือตัวเลือกการกรองข้อมูลได้จากแถบ add-in ใน Excel Menu แก้ไขข้อมูลและบันทึกกลับเข้าไปยังระบบได้เช่นเดียวกัน

Web service

อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้ความยืดหยุ่นของ Business Central ในการสร้างและปรับแต่ง OData web service หากต้องการรายการข้อมูลล่าสุดและมีตัวเลือกการกรองข้อมูลบน Excel แต่ไม่ต้องการแก้ไขข้อมูลบนแหล่งข้อมูลต้นทาง โดย Web service ที่ถูกสร้างไว้ เพื่อใช้ใน Reporting Data Setup Wizard จะแสดงบนหน้าจอ web service list โดยตรง เพื่อให้ Excel สามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลผ่าน web service เหล่านี้ได้

โดยไปที่แถบ Data บน Excel จากนั้นเลือก Get Data – From Other Sources และเลือก From OData Feed จากนั้นให้ใส่ URL ของ web service ที่ต้องการเชื่อมต่อ (คัดลอกจากหน้าจอของ Business Central) เมื่อคุณป้อนข้อมูลรับรองเพื่อตรวจสอบสิทธิ์แล้วจะช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลได้ เมื่อเสร็จแล้วคุณก็สามารถรีเฟรชการเชื่อมต่อเพื่อรับการปรับปรุงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับข้อมูลในระบบ

สนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม กรุณาติดต่อ AMCO – ตัวแทนจำหน่ายและติดตั้ง Dynamics 365 Business Central/ NAV ในประเทศไทย ที่ได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการ

Posted in Dynamics 365 Business Central and tagged , .

One Comment

  1. Pingback: What's new in Business Central 2020 release wave 1 - April 2020

Comments are closed.