ในปัจจุบัน ต้องยอมรับว่ามีการนำระบบอีอาร์พี (ERP Implementation) เข้ามามีบทบาทในธุรกิจตั้งแต่ขนาดกลางไปจนถึงขนาดใหญ่ เนื่องจากโดยหลักการแล้ว ระบบอีอาร์พีจะเป็นศูนย์รวมข้อมูลทุกแผนกขององค์กรธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นแผนกบัญชี เจ้าหนี้และลูกหนี้ แผนกจัดซื้อ ฝ่ายขาย คลังสินค้า ฝ่ายผลิต เป็นต้น
ทำให้เมื่อมีการปรับใช้ระบบเข้ากับธุรกิจแล้ว ข้อมูลต่างๆ ที่ถูกป้อนเข้ามา จะถูกรวบรวมและประมวลผลได้ในทันที ทำให้แต่ละฝ่ายสามารถมองเห็นผลกระทบของข้อมูลจากฝ่ายอื่นๆ ได้ในขณะเดียวกัน ส่วนฝ่ายบริการก็สามารถมองเห็นภาพรวมของธุรกิจ วิเคราะห์ปัจจัยเสี่ยง รวมไปถึงการดำเนินการต่อผลกระทบที่กำลังจะเกิดกับธุรกิจทั้งในด้านบวกและด้านลบได้อย่างทันท่วงที
อย่างไรก็ตาม ในขณะที่ผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจที่จะนำระบบอีอาร์พีเข้ามาใช้ในองค์กรธุรกิจของตัวเอง หลายแห่ง ต่างก็มีคำถามในเรื่องของค่าใช้จ่ายในการดำเนินการว่า เพราะเหตุใด มูลค่าของการพัฒนาระบบ (Implementation cost) ในบางครั้งก็สูงกว่ามูลค่าของลิขสิทธิ์ (License cost) ลองมาดูว่า ในกระบวนการพัฒนาระบบนั้นมีขั้นตอนอย่างไรบ้างและต้องใช้ทรัพยากรอะไรเท่าใด
ปัจจัยในการพัฒนาโครงการอีอาร์พี (ERP implementation factors)
เนื่องจากซอฟต์แวร์ระบบ ERP จะมีความยุ่งยากและซับซ้อน ไม่เหมือนซอฟต์แวร์ทั่วไปที่ติดตั้งแล้วใช้ได้เลย เช่น Microsoft Office เพราะจำเป็นที่จะต้องมีการเตรียมพร้อมในหลายๆ ส่วน ดังนี้
- จะต้องมีการปรับทั้งซอฟต์แวร์ให้เข้ากับลักษณะธุรกิจและการทำงานของผู้ใช้ ถ้าหากไม่ตรงกันกับที่ระบบมีมาให้ (standard) ก็จำเป็นจะต้องมีการพัฒนาเพิ่มเติม (customize) เช่น ฟังก์ชั่นการทำงาน หน้าจอ หรือรายงานเฉพาะสำหรับธุรกิจ
- มีการกำหนดสิทธิในการเข้าใช้งานตามหน้าที่ การตั้งค่าการไหลของการทำงาน (Workflow operations) การอนุมัติและการแจ้งเตือนต่างๆ
- ต้องมีกระบวนการเตรียมข้อมูล การยืนยันข้อมูล การทำความสะอาด การนำข้อมูลเข้า การเตรียมทดสอบใน business scenario ต่างๆ ตามเงื่อนไขของแต่ละธุรกิจ
- การฝึกอบรมการใช้งานระบบ แยกตามกลุ่มหรือแผนก
- การเตรียมพร้อมทางด้านฮาร์ดแวร์ของเครื่องแม่ข่าย ลูกข่ายและเครือข่าย จะต้องมีการปรับแต่งให้รองรับการใช้งานได้อย่างลื่นไหล สามารถสำรองและกู้คืนได้อย่างทันท่วงที และรองรับการเติบโตของข้อมูลไปจนถึงอนาคต
โดยปัจจัยเหล่านี้ จำเป็นที่จะต้องอาศัยทีมงานที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญในแต่ละด้าน เข้ามาร่วมทำงานในโครงการการพัฒนาระบบฯ ซึ่งจะทำให้ต้นทุนของโครงการมีมูลค่ามากหรือน้อย ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของความต้องการในแต่ละธุรกิจ
Implementation methodology
ด้วยความเชี่ยวชาญในกลุ่มธุรกิจต่างๆเช่น ธุรกิจซื้อมาขายไป นำเข้าอาหาร ศูนย์กระจายสินค้า การบริการทางการเงิน ชิ้นส่วนยานยนต์และการผลิต ทำให้ AMCO Business Solutions ใช้ระเบียบปฏิบัติตามมาตฐานของ Microsoft Dynamics SureStep มาปรับใช้งานในโครงการพัฒนาระบบอีอาร์พีด้วย Microsoft Dynamics 365 Business Central ให้เข้ากับกระบวนการทางธุรกิจของลูกค้าแต่ละราย เพื่อให้การดำเนินโครงการเป็นไปในทิศทางเดียวกัน สามารถตรวจสอบได้ และมีความชัดเจนในหน้าที่ของผู้ที่เกี่ยวข้อง ลดเวลาและค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการ
Next steps?
AMCO Business Solutions มีทีมงานที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ในการดำเนินโครงการตามมาตรฐานดังกล่าวและมีความเข้าใจในธุรกิจที่หลากหลาย เรายินดีที่จะช่วยให้โครงการพัฒนาระบบอีอาร์พีของคุณ สามารถส่งมอบระบบในเวลาที่กำหนดโดยมีค่าดำเนินงานที่ไม่สูงจนเกินไป เพื่อให้ธุรกิจของคุณสามารถเติบโตไปด้วยกันอย่างยั่งยืน
