หลายธุรกิจคงเคยประสบปัญหา การจัดการสินค้าคงคลัง เนื่องจากรหัสของสินค้าที่จัดเก็บในระบบไม่ตรงกับรหัสสินค้าที่ได้รับจากโรงงานหรือซัพพลายเออร์และส่งผลให้การจัดทำเอกสารเกิดความล่าช้า
ด้วยการใช้งานฟังก์ชัน Item cross-reference หนึ่งในคุณสมบัติมาตรฐานของ Business Central Inventory Management เพื่อ การจัดการสินค้าคงคลัง ทำให้เราสามารถใช้บาร์โค้ดที่ติดมาจากโรงงานเพื่อเป็นรหัสอ้างอิงในการดึงรหัสและข้อมูลสินค้าจากไอเท็มการ์ดของระบบมาแสดงในใบสั่งซื้อ (Sales order) หรือใบสั่งขาย (Purchase order) ให้โดยอัตโนมัติ ทำให้ลดขั้นตอนและความผิดพลาดในการคีย์ข้อมูล โดยการกำหนด Item Cross-reference ให้กับสินค้าที่ต้องการนั้นไม่ยุ่งยากและมีเพียงไม่กี่ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอน การจัดการสินค้าคงคลัง ผ่านฟังก์ชัน Item Cross-reference
Picking and put-away items
การจัดเก็บสินค้า (Put-away) เป็นกระบวนการต่อเนื่องจากกระบวนการรับสินค้า โดยเคลื่อนย้ายสินค้าที่จัดวางบนพาเลทจากพาหนะขนส่งเข้าสู่พื้นที่จัดเก็บสินค้า ที่มีขั้นตอนการตรวจสอบสินค้าและบันทึกสถานที่จัดเก็บสินค้าอย่างเป็นระบบเพื่อให้ง่ายต่อการตรวจนับและการเบิกจ่าย/หยิบสินค้า (Pick)
Business Central มีฟังก์ชันเพื่อช่วยในการวางแผนการจัดเก็บสินค้า ทำให้สามารถระบุตำแหน่งได้อย่างชัดเจนและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บ
Multiple Location & Responsibility Centers
หนึ่งในวิธีบริหารคลังที่ทำให้มองเห็นรายละเอียดของสินค้าแต่ละประเภทได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น คือ การกระจายการจัดเก็บสินค้าเป็นคลังย่อยๆตามประเภท สินค้า วัตถุดิบ ตัวแทน หรือลูกค้า ซึ่งสามารถทำได้อย่างง่ายดายด้วยฟังก์ชัน Locations และยังสามารถใช้งานร่วมกับ Responsibility Centers เพื่อแบ่งความรับผิดชอบในการจัดการคลังสินค้าตามพื้นที่การขายได้เช่นกัน
Cycle counting
การใช้ Business Central ในการตรวจนับสินค้าสามารถทำได้หลายวิธี ได้แก่ การตรวจนับสินค้าที่ถูกจัดหมวดหมู่ไว้แบบ ABC (Activity Base Costing) ที่ให้ความสำคัญกับมูลค่าของสินค้าและความถี่ในการนำไปใช้ หรือการตรวจนับสินค้าตาม Location ที่ถูกจัดเก็บไว้
โดยความถี่ในการตรวจนับนั้นเราสามารถกำหนดได้ตามต้องการ เช่น สินค้าที่ขายดีหรือมีการเคลื่อนไหวอยู่เป็นประจำควรมีความถี่ในการตรวจนับที่สูงกว่าสินค้าประเภทอื่น ทั้งนี้เพื่อให้สามารถวางแผนและพยากรณ์การสั่งซื้อสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในทางกลับกันหากสินค้ากลุ่มใดมีการเคลื่อนไหวช้า เราอาจกำหนดความถี่ในการตรวจนับไว้เพียง ปีละ 1-2 ครั้งก็เพียงพอ และแผนตรวจนับสินค้าแต่ละครั้งเราสามารถเรียกดูได้จากรายงาน Physical Inventory List
Business notification
Notification เป็นเครื่องมือที่ช่วยแจ้งเตือนให้เราทราบถึงสถานะล่าสุดของงานที่รับผิดชอบหรือสิ่งที่จะต้องดำเนินการเร่งด่วน ได้แก่ สถานะงานคงค้าง (Outstanding tasks) งานที่กำลังดำเนินการ (Ongoing) ระดับต่ำสุดและสูงสุดของสินค้าคงคลัง (Minimum order quantity / Maximum order quantity) ระดับสินค้าคงคลังสำรอง (Safety stock quantity) จุดสั่งซื้อ (Reorder point) ทั้งนี้เพื่อให้สามารถจัดการห่วงโซ่อุปทานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบสนองต่อการนำไปใช้ในกิจกรรมต่างๆได้อย่างรวดเร็ว
Business Central Inventory Management สามารถนำไปประยุกต์ใช้งานกับธุรกิจที่หลากหลาย ได้แก่ ธุรกิจค้าส่ง ค้าปลีก บริการงานผลิต งานบริการ หรืองานบริหารโครงการและงบประมาณ
