ตัวเลขทางการเงิน ที่ผู้ประกอบการมักให้ความสำคัญเป็นประการแรก คือ งบกระแสเงินสด เพราะแสดงถึงการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างทางการเงินและสะท้อนสภาพคล่องของกิจการ
หากกิจการใดขาดเครื่องมือเพื่อช่วยสนับสนุนการทำรายงานดังกล่าวอาจส่งผลให้เจ้าของกิจการ (Business Owner) ไม่สามารถนำไปประเมินความเสี่ยงและกำหนดทิศทางที่เหมาะสมได้ทันเวลา แต่ด้วยคุณสมบัติของ President/ Business Manager Role Centers ซึ่งเป็นเครื่องมือมาตรฐานของซอฟต์แวร์อีอาร์พี Dynamics 365 Business Central จะช่วยให้เจ้าของกิจการรับทราบข้อมูลสำคัญผ่านหน้าจอแดชบอร์ดในรูปแบบตาราง กราฟ ได้ตลอดเวลา โดยสามารถนำไปประยุกต์ใช้งานที่ครอบคลุมความต้องการที่หลากหลาย ดังนี้
Review Business Health
ความท้าทายในการบริหารงานแบบมืออาชีพของเถ้าแก่ยุคดิจิทัล คือ จะทำอย่างไรจึงจะมองเห็นภาพรวมและสถานะของกิจการได้อยู่ตลอดเวลา หากไม่มีเครื่องมือเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานที่ดี ก็ย่อมต้องพึ่งพาศักยภาพของพนักงานในการรวบรวมข้อมูลจากสเปรดชีตหรือจากโปรแกรมเฉพาะที่แต่ละฝ่ายนำไปใช้งาน ได้แก่ ข้อมูลสินค้า ลูกค้า เจ้าหนี้ ลูกหนี้ รายการขาย รายการสั่งสินค้า สถานะการจัดส่งสินค้า กำไรเบื้องต้น รวมถึงต้นทุนและค่าใช้จ่าย
และหากไม่มีศูนย์กลางในการจัดเก็บข้อมูลการดำเนินงานขององค์กร การที่ข้อมูลจะเกิดความซ้ำซ้อน ขาดความน่าเชื่อถือ ล่าช้า และไม่สะท้อนสถานะล่าสุดของกิจการ ย่อมมีโอการเป็นไปได้สูง และอาจทำให้เกิดภาวะการบริหารกิจการแบบ “ตาบอด” ซึ่งไม่มีเจ้าของกิจการรายใดต้องการให้เป็นเช่นนั้น แต่ด้วยความสามารถของ Dynamics 365 Business Central จะทำให้ทุกอย่างที่กล่าวมานี้กลายเป็นเรื่องง่าย และยังมีฟังก์ชันเพื่อช่วยแจ้งเตือนเมื่อถึงกำหนดระยะเวลาที่ต้องดำเนินการ ทั้งนี้เพื่อลดความผิดพลาดจากการหลงลืมหรือจดบันทึกไว้ด้วยวิธีอื่นที่ไม่มีระบบแจ้งเตือน
นอกจากแผนภูมิและกราฟแบบ Live Chart ที่แสดงอยู่ในหน้าจอแดชบอร์ดของ Dynamics 365 Business Central แล้ว ยังมีความสามารถอี่นอีกหลายประการเพื่อสนับสนุนการทำงานที่เราควรทราบ ยกตัวอย่างเช่น การเจาะลึกลงไปยังรายการใบสั่งขายล่าสุดได้ทันที เพียงคลิกที่ “ข้อมูลการขายเดือนปัจจุบัน” หรือแนบรายงานจาก Power BI เพื่อให้ผู้บริหารนำไปประกอบการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกได้อีกด้วย
Identify Opportunities and Trends
การทำงานร่วมกันระหว่าง Business Central และ Power BI ทำให้เรานำข้อมูลประวัติการซื้อขายในอดีตมาใช้คาดการณ์แนวโน้มของตลาดได้อย่างแม่นยำ และเป็นการเพิ่มโอกาสในการขายที่มากขึ้นเพราะเจ้าของกิจการทราบถึงทิศทางของตลาดที่ชัดเจนและนำไปกำหนดเป้าหมายหรือกลยุทธ์ได้อย่างรัดกุม
Power BI Dashboard ช่วยให้เราเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น (Quick Insights) เนื่องจากมีเครื่องมือเพื่อสนับสนุนการวิเคราะห์และพยากรณ์ขั้นสูง (Azure Machine Learning) ซึ่งให้บริการฟรีสำหรับลูกค้า แต่จำกัดระยะเวลาใช้งานในแต่ละเดือน
Power BI ยังสามารถเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของโปรแกรม PowerPoint สำหรับใช้ในการนำเสนอ หรือ สำหรับนำไปวิเคราะห์ต่อยอดในรูปแบบโปรแกรม Excel ได้อย่างง่ายดาย
Review Customer History
เจ้าของกิจการสามารถติดตามพฤติกรรมของลูกค้าแต่ละรายได้จากข้อมูลประวัติการขาย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการขายและติดตามการรับชำระ เช่น ในกรณีที่ลูกค้ามีประวัติการชำระที่ดี ตรงเวลา ก็ควรพิจารณาให้วงเงินเครดิตเพิ่มเติม (credit term) เพื่อสร้างความสัมพันธ์ในระยะยาว หรือในกรณีที่ผิดนัดเกินระยะเวลาที่กำหนด ก็ส่งเรื่องให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องเร่งดำเนินการ ทั้งนี้เพื่อรักษาสถานภาพเครดิตที่ดีของลูกค้าและลดความเสี่ยงที่จะไม่ได้รับค่าสินค้าและบริการ
Manage the Business and Make Informed Decisions
Business Central ช่วยให้การจัดการข้อมูลทางการเงินของกิจการทำได้ง่ายขึ้น และสามารถเรียกดูรายงานได้ตามต้องการ ได้แก่ รายงานอายุลูกหนี้ (Aged Account Receivable) ในรูปแบบ Excel หรือรายงานงบทดลอง (Trial Balance) เพื่อรับทราบผลประกอบการเบื้องต้นและสถานะล่าสุดของกิจการ เป็นต้น
Dynamics 365 Business Central for Business Owners
ดังนั้น การบริหารธุรกิจของเถ้าแก่ยุคดิจิทัลจะเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นหากมีซอฟต์แวร์อีอาร์พีพร้อมเครื่องมือสนับสนุนที่ทันสมัยอย่างเช่น Business Central คอยให้ความช่วยเหลือเพื่อนำไปใช้ในการ วิเคราะห์แนวโน้วของตลาด เพิ่มโอกาสในการขาย เพิ่มผลผลิต และประกอบการตัดสินใจได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น
