Business Central มีรูปแบบ License (ใบอนุญาตการใช้งาน) อยู่หลายประเภท ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกซื้อเพื่อนำไปใช้งานระบบ มาดูกันว่าแต่ละประเภทมีคุณสมบัติอย่างไรและมีแนวทางในการเลือกอย่างไร
เพื่อช่วยให้ผู้บริหารที่สนใจที่จะเปลี่ยนแปลงจากการใช้งานระบบเดิม ไม่ว่าจะเป็น Dynamics NAV, Dynamics GP รุ่นเก่า หรือแม้กระทั่งระบบบัญชีอื่นๆ นำมาเป็นแนวทางการตัดสินใจในการเลือกประเภทและจำนวนของผู้ใช้งาน ตามลักษณะของธุรกิจ บทบาท หน้าที่รวมไปถึงความเกี่ยวข้องกับการทำงานด้วยข้อมูลในระบบได้ถูกต้องเหมาะสม โดยไมโครซอฟท์แบ่งลักษณะของใบอนุญาตใช้งานใน Business Central License Guide ออกเป็น 2 ประเภท 4 รูปแบบดังนี้ Full users (Business Central Essentials, Business Central Premium) และ Additional users (Device, Team Members)
Full Users
เป็นประเภทของผู้ใช้งานที่มีสิทธิเต็มที่ในการเข้าถึงฟังก์ชันและข้อมูลทุกประเภทในระบบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบทบาทและสิทธิที่ได้รับการตั้งค่าไว้ เหมาะกับผู้ใช้งานที่จำเป็นต้องมีการบันทึกและจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทางบัญชี ซึ่งผู้ใช้จะมีสิทธิในการสร้าง อ่าน ปรับปรุงและลบการดำเนินการในทุกๆ โมดูลที่มีอยู่ในระบบ
Business Central Essentials คือใบอนุญาตมาตรฐานที่ผู้ใช้ Business Central มีสิทธิ์การใช้งานต่างๆ ที่จำเป็น โดยผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานในโมดูลต่างๆ ได้แก่
- การจัดการทางการเงิน (Financial & Accounting Management)
- การจัดการทางการเงินขั้นสูง (Advance Financial Management)
- ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence)
- การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (Customer Relationship Management)
- บริการอิเล็กทรอนิกส์ (E-Service)
- การจัดการโครงการ (Project Management)
- การจัดการซัพพลายเชน (Supply Chain Management)
- การจัดการทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management)
- การจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management)
Business Central Premium ผู้ใช้ Business Central ที่มีใบอนุญาตนี้นอกจากจะเข้าถึงโมดูลต่างๆ ตามที่ระบุไว้ใน Business Central Essentials แล้ว ยังสามารถเข้าถึงโมดูลอื่นนอกเหนือจากนี้ ได้แก่
- การจัดการการผลิต (Manufacturing) และ
- การบริการหลังการขายที่เกี่ยวข้องกับสินค้า (Service Management)
Additional Users (Limited Users)
เป็นใบอนุญาตผู้ใช้งาน Business Central แบบจำกัดการทำงานหรือจำกัดด้วยอุปกรณ์ในการเข้าถึงระบบ ซึ่งโดยปกติแล้วจะเป็นกลุ่มผู้ใช้ที่ต้องการการเข้าถึงข้อมูลทั่วไปหรือมีการใช้งานอุปกรณ์ร่วมกัน
Team members ผู้ใช้งานจะถูกจำกัดสิทธิการทำงาน ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการเรียกดูข้อมูลหรือจัดการข้อมูลในเบื้องต้น เช่น การเรียกดูรายงาน การจัดการใบเสนอราคา การจัดการใบสั่งซื้อ ใบสั่งขาย การอนุมัติหรือปฏิเสธคำร้องขอต่างๆ การสร้างหรือแก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ ข้อมูลลูกค้า คู่ค้า หรือลงเวลาในตารางเวลา (timesheets)
Device เป็นสิทธิการใช้งานอีกประเภทหนึ่งที่เพิ่มขึ้นมา เพื่อให้ผู้ใช้งานที่มีความต้องการเข้าถึงข้อมูลและฟังก์ชันการทำงานที่มากกว่าแบบ Team members แต่จะจำกัดการเข้าใช้งานเฉพาะคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เครื่องใดเครื่องนึงที่ลงทะเบียนไว้ในระบบเท่านั้นโดยไม่จำกัดผู้ใช้งาน
แนวทางการเลือก License ตามรูปแบบของธุรกิจและหน้าที่ผู้ใช้งาน
Business Central Essentials เหมาะกับธุรกิจทั่วไป ธุรกิจค้าส่ง ค้าปลีก คลังสินค้า ศูนย์กระจายสินค้าและอื่นๆ ที่ต้องการยกระดับการบันทึก ติดตามและแบ่งปันข้อมูลบนแพลตฟอร์มที่เป็นมาตรฐานสากล
Business Central Premium เหมาะกับธุรกิจผลิต ที่เน้นการควบคุมการเบิกวัตถุดิบ เก็บสะสมต้นทุน และธุรกิจบริการที่เน้นงานโครงการ งานซ่อม งานป้องกันความเสียหาย เป็นต้น
*Essentials และ Premium เลือกซื้อจำนวนขั้นต่ำได้ 1 License แต่ต้องเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง ไม่สามารถใช้งานทั้งสองแบบได้ในระบบเดียว
Device เหมาะกับอุปกรณ์ที่ใช้งานร่วมกัน เช่น เครื่องขายหน้าร้าน (POS device) คอมพิวเตอร์ของสาขาการขาย (store manager device) เครื่องบันทึกในไลน์ผลิต (shop floor device) อุปกรณ์ติดตามในคลังสินค้า (warehouse device) หรือธุรกรรมการบริการหรือการทำงานแบบกะ (shift-based work) ที่พนักงานไม่ต้องมีคอมพิวเตอร์ส่วนตัว เป็นต้น
Team members เหมาะกับผู้บริหาร ผู้จัดการหรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการบันทึกข้อมูลในระบบไม่มากนัก
